Os dez erros mais cometidos numa reunião
CL Luiz
Carlos de Oliveira*
O material abaixo foi coletado na
Internet e, por reunir conceitos importantíssimos para o Leonismo, no que tange
à realização de reuniões, está sendo submetido para reflexão dos companheiros,
embora saibamos que existam inúmeras publicações sobre o tema.
É importante
observar que os autores dirigiram seus comentários a empresários e, objetivando
adaptá-los ao Leonismo, tomei a liberdade de substituir algumas palavras por:
companheiro, Presidente, dirigente maior, clube e Leonismo.
Embora saibamos que
existe substancial diferença entre Leonismo e Empresa, parece que, resguardadas
as diferenças, ambos seguem a mesma trilha.
Ao repassar esta
mensagem ao seu LEO & Lions Clube, ao seu grupo de amigos ou organizações
que dela possam se beneficiar, certamente você estará contribuindo para ajudar
a converter a Internet num meio sadio e útil de se realizar obras humanitárias
e de real valor para a sociedade, além de reforçar laços de amizade, máxima do
Leonismo.
1 - Chegar atrasado
Chegar atrasado,
seja qual for o compromisso assumido, é falta de educação. Regra que não muda
quando o assunto é reunião de Leonismo.
Atraso é desrespeito
com aqueles que compareceram na hora marcada. Lembre-se: o evento geralmente
envolve uma série de companheiros e todos eles possuem compromissos alheios ao
encontro. Por isso, por mais que tenha trânsito, organize-se para não se
atrasar. Em caso de contratempos, ligue para informar o ocorrido e orientar que
a reunião comece sem sua participação.
Ao chegar ao local
do encontro, seja discreto para não atrapalhar o andamento das discussões. Nada
de fazer perguntas para saber o que ocorreu anteriormente. O atrasado perde
esse direito. Se houver chance, use a pausa para o café para se inteirar dos
acontecimentos ou faça isso depois da reunião.
Célia
Leão
Consultora de
etiqueta empresarial e autora do livro Boas Maneiras de A a Z.
2 - Não se preparar
De nada adiantaria
participar de uma reunião se não há o que contribuir para o seu
desenvolvimento. Gastar tempo e dinheiro para fazer volume não é uma estratégia
eficiente nem para você, nem para o Leonismo. Para que de fato o encontro seja
produtivo é preciso que os companheiros envolvidos se prepararem para ele. Por
isso, ao receber uma convocação, notifique-se sobre os assuntos tratados e os
objetivos do evento. Se no convite esses aspectos não estiverem descritos,
procure o organizador para esclarecê-los.
Com as informações
nas mãos, vá atrás de saídas e soluções para que elas sejam apresentadas na
reunião. Uma atitude que provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que
demonstrará iniciativa, empenho, além de dedicação.
Caso contrário, a
única característica que ficará ressaltada é o desinteresse.
Jean
Pierre Marras
Consultor de
administração de Recursos Humanos e professor da Pontifícia Universidade
Católica de São Paulo.
3 - Não saber quando falar e calar
Ao participar de uma
reunião, é preciso se fazer notar tanto para marcar presença como para
expressar sua opinião. No entanto, é fundamental saber quando falar e quando
calar. Pedir a palavra para dizer algo que não está ligado à pauta ou para
fazer um comentário que nada acrescenta na discussão só para chamar atenção não
é uma boa estratégia.
Essa intervenção
pode prejudicar sua imagem, além de demonstrar desconhecimento e insegurança. O
mesmo também acontece quando um Companheiro sai do encontro sem falar
absolutamente nada. Para não errar a mão, a dica é conhecer o ambiente e as
pessoas envolvidas e saber ouvir.
Cláudio
Edward dos Reis
Professor de
Psicologia Organizacional da Unesp
4 - Não ter objetividade
Não é o tempo de uma
reunião que determina sua produtividade. Ao contrário, quanto mais objetivo for
o encontro, mais eficiente ele será. O ideal é que o evento tenha não só hora
para começar, mas também para acabar, e é fundamental que esses limites sejam
cumpridos. Uma responsabilidade que não se restringe apenas ao gestor. Os
companheiros participantes também devem ficar atentos ao horário.
Todos tem direito de
emitir opinião, mas cada um deles tem o compromisso de fazê-lo de forma clara e
objetiva. O tempo é um recurso caro, além do mais não é só a sua
disponibilidade que está em jogo. Por isso fique atento ao que acontece.
Nada de conversas
paralelas ou de desviar o foco central da reunião para discutir assuntos que
não estão em pauta.
Reinaldo
Passadori
Especialista em
Comunicação Verbal
5 - Não prestar atenção
É extremamente
importante prestar atenção em tudo o que é dito na reunião. Afinal, você poderá
ser cobrado daquilo a qualquer momento. Em casos de dúvidas, não tenha medo de
perguntar. Mas, se as questões não estiverem relacionadas ao assunto pautado,
deixe para abordar o gestor ao final do encontro.
Para garantir que
não esqueça de nada do que foi abordado, anote as orientações. Ao sair da
reunião, é recomendável refletir sobre tudo o que foi discutido e traçar os
próximos passos. Se você não seguir as direções do Clube, sua credibilidade
pode ser abalada. A realização de uma ata pode ser a bússola que irá nortear as
ações dos companheiros e ainda as cobranças do gestor.
Cristiane
Cortez
Consultora do IBTA
Carreiras
6 - Não saber ouvir e fazer críticas
É comum que numa
reunião haja confronto de idéias. Mas é preciso ter postura tanto para receber
como para fazer críticas. Caso contrário, você pode perder a razão na
discussão, além de transmitir aos participantes uma postura de inflexibilidade,
agressividade ou até mesmo de chatice. Uma atitude que, ao invés de colaborar
com o desenvolvimento da reunião, só tende a atrapalhar.
Espere a conclusão
de uma idéia antes de pedir a palavra para fazer a intervenção. Saiba aceitar
as críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a
defensiva. Ao fazer críticas, evite as expressões "mas" e "não
concordo", elas abalam a resistência emocional do criticado. Deixe de lado
os ataques infundados e as pressões com base em problemas pessoais.
Reinaldo
Polito
Mestre em Ciências
da Comunicação, palestrante e professor de expressão verbal
7 - Ser muito informal ou formal
demais
Há reuniões que
permitem e até pedem a informalidade, outras não. Portanto é preciso saber
quando ousar ou não na linguagem. Errar na medida pode tornar a reunião
improdutiva, além de comprometer a imagem do companheiro que não se atentou a
esse detalhe. Ele pode ser taxado de arrogante ou descompromissado.
O que determina os
limites é a lista dos participantes, bem como o objetivo do encontro. Quando é
uma reunião de equipe, as gírias e as brincadeiras são permitidas, desde que
usadas moderadamente. Agora, se nessa mesma reunião um dirigente maior for
participar, é preciso tomar mais cuidado. A tática é observar o comportamento
de quem convocou o encontro.
Sidneia
Palhares
Gerente de divisão
efetiva da Gelre, empresa de recrutamento profissional
8 - Desviar a atenção com posturas
corporais
Alguns
comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da reunião.
Manias como bater os dedos na mesa, os pés no chão ou abrir e fechar a tampa da
caneta repetidamente até podem parecer inofensivas, mas geralmente elas desviam
a atenção dos demais participantes e, conseqüentemente, colocam em xeque o rendimento
do encontro.
As conversas
paralelas, risos, cochichos ou bilhetinhos também devem ser banidos, mesmo
quando se referem ao o mesmo assunto do evento. Ou você comenta com todos os
participantes ou permanece em silencio. Se a reunião está cansativa e o sono já
começa a incomodar, opte por anotar o que está sendo falado.
Nada de ficar
fazendo desenhos ou mexendo no laptop. Demonstrar desinteresse sobre a reunião
pode ser um grande erro, além de transparecer falta de maturidade e
comprometimento com o Leonismo.
Ássima
Ferreira
Psicóloga e professora
da Fundação Dom Cabral
9 - Atender o celular
Não esqueça de
desligar o celular. Ao entrar numa sala de reunião, essa é a primeira atitude
que deve ser tomada. O toque do telefone móvel no decorrer do encontro pode
atrapalhar o ritmo das discussões. Se você espera uma ligação importante, o
ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido antes de iniciar a reunião.
Nesses casos, opte
por deixar o telefone no silencioso. Caso ele toque, não o atenda se abaixando
na cadeira. Peça licença e saia da sala.
Igor
Schultz
Gerente da Page
Personnel, do grupo Michael Page International
10 - Não propagar as informações
discutidas na reunido
Todo e qualquer
comentário referente ao assunto pautado deve ser discutido na reunião. Nada de
omitir a participação e deixar para tecer opiniões nos corredores. A roupa suja
deve ser lavada, passada e guardada no encontro.
Há ainda reuniões
com caráter sigiloso. Nesse caso, a discrição deve ser ainda maior. Propagar os
assuntos discutidos dentro da sala para o clube não é uma atitude nada ética.
Além do mais, o companheiro pode perder a credibilidade junto ao gestor.
Fernando
Henrique da Silveira Neto
Especialista em
desenvolvimento gerencial e professor do FGV Management
CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor
de Comunicação do Aplionsclubes
Lions
Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com